Questions générales
MesHôtes.com est en mode freemium, c'est-à-dire que les fonctionnalités principales pour organiser son événement (faire son plan de table, gérer ses invités, gérer sa liste de tâches ...) sont gratuites. D'autres services payants existent tels que la cagnotte mais ces services ne sont en aucun cas obligatoires pour pouvoir utiliser les autres fonctionnalités du site.
Nous vous conseillons d'utiliser Google Chrome qui est le navigateur sur lequel Meshotes.com est le plus testé et c'est le navigateur qui offre les meilleurs performances de navigation. Mais Meshotes.com est compatible avec beaucoup d'autres navigateurs tels que Edge, IE 11, Firefox etc.
La démo étant accessible par tout le monde, nous n'avons pas souhaité rendre possible la modification de la démo. Celle-ci est en lecture seule pour vous montrer ce qu'il est possible de faire avec MesHôtes.com
Oui l'inscription est obligatoire. Nous ne récoltons aucune information sur vous. Le compte vous permet de retrouver vos plans de tables.
Vous vous pouvez en faire la demande depuis la page Gérer votre compte. Il y aura alors un lien pour supprimer votre compte.
Plan de table
Pour réaliser votre premier plan de table, il faut commencer par créér un évènement. Une fois l'évènement créé, rendez-vous dans la section Plan de table de l'évènement.

1/ La zone de travail
La zone de travail est représentée par une grille. Cette grille peut être modifiée par le bouton Configuration. Il est conseillé de mettre les dimensions réelles de la salle de réception afin de s'assurer que tous les invités vont bien tenir dans la salle.

2/ Ajouter une table
Pour ajouter une table à la zone de travail, il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter une table". Une popup s'ouvre où vous pourrez définir la forme de la table et ses dimensions, ainsi que le nombre de chaises à rajouter. Nous vous conseillons de respecter les formes et dimensions réelles des tables pour plus de réalisme.

Pour ajouter des objets (tels qu'une piste de danse, un emplacement pour le DJ etc.) à votre zone de travail, vous pouvez ajouter une table sans chaise, qui pourra servir à représenter votre objet.

3/ Options d'une table et d'une chaise
La table ajoutée peut-être déplacée par glisser-déposer en cliquant sur la table. Le même principe existe pour les chaises. En cliquant sur une table, vous accèderez à différentes options. Vous pouvez faire de même sur une chaise.

4/ Placer un invité
Il suffit de cliquer sur une chaise. Un menu apparaît, il faut alors aller sur Positionner un hôte.

5/ Placer les invités automatiquement
Après avoir ajouté suffisament de tables et chaises pour accueillir l'ensemble des invités, vous allez générer le plan de table.
Pour vous faciliter la vie, nous avons mis en place un algorithme de placement des invités via le bouton "Générer plan de table". Vous êtes redirigé vers une page pour sélectionner des critères. En cliquant sur suivant, vous pourrez alors choisir soit de générer le plan de table à partir des seuls critères, soit de définir des groupes d'affinité (Jane et John doivent être ensemble, mais Pat et Bob se détestent). Il suffira alors de remplir les affinités et de générer le plan de table pour finir.

La solution proposée permet de partir avec une bonne base pour affiner votre réflexion.

A l'impression, les noms d'invités sont séparés du plan de table pour éviter les problèmes d'affichage (nom trop long notamment).

Nous avons opté pour une autre solution suggérée par nos utilisateurs : il faut imprimer le plan de table et la liste des tables.
Pensez à donner des noms à vos tables pour que les invités soient répartis correctement par table et éventuellement vous pouvez imprimer le nom des tables (à mettre sur les tables) pour diriger vos invités facilement dans la salle.

Finalement, pour contenter tout le monde, nous avons ajouté une deuxième page lors de l'impression du plan de table. Cette deuxième page est le plan de table avec les noms des invités directement écrits dessus. Certains noms se chevaucheront mais c'est mieux que rien ;)

Sur la page plan de table, vous pouvez le faire via l'icône étiquette située sous les boutons de zoom + et -
Bien sûr ! Un plan de table par événement. Donc il faudra créer un autre événement pour faire un autre plan de table. Vous souhaitez créer plusieurs versions d'un plan de table ? Il suffit de dupliquer votre événement et de faire ensuite vos changements de tables / invités.
La seule solution pour déclier votre plan de table en plusieurs versions est de dupliquer votre événement. Dupliquer un événement va dupliquer les tables et invités :) Il n'y aura plus qu'à faire vos changements. Pensez alors à numéroter votre événement. Exemple : Mon mariage V1 ; Mon mariage V2 etc.
Les plans disponibles ont été fournis par les propriétaires des salles de réception depuis leur compte professionnel Meshotes.com. Si vous ne parvenez pas à trouver votre plan de salle, il est hautement probable que le propriétaire ne s'est pas encore inscrit à notre service. Contactez alors le propriétaire de la salle pour lui faire découvrir notre service (https://pro.meshotes.com) et on essaiera de l'intégrer au plus vite.

Si c'est une salle communale, envoyez-nous le plan par email à contact[at ]meshotes.com avec le nom et l'adresse postale exact de la salle pour que nous puissions l'intégrer.

Gestion des invités

Il faut tout d'abord obtenir le fichier modèle qui est le seul format supporté par MesHôtes.com. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la flèche à côté du bouton "Importer" pour obtenir le modèle d'import.

Modifier ensuite le fichier, et une fois que vous avez fini, il suffit d'importer le fichier via le bouton Importer (la partie autre que la flèche).



Vous pouvez également importer des invités depuis votre compte Google ou Microsoft. Il faut accepter toutes les autorisations demandées. Il faut également autoriser les dispositifs de suivi (sur certains navigateurs et certains antivirus)

Lorsque des invités vous confirmeront leur présence, il faudra mettre à jour leur statut. Les invités marqués comme "Non présent" ne pourront être ajoutés au plan de table. Pour cela il faut aller sur l'invité et cliquer sur modifier depuis la page Hôtes.
Vous pouvez inviter vos hôtes directement depuis MesHôtes.com via le bouton Inviter à l'évènement. Cela permettra d'envoyer un email automatiquement à tous les invités dont l'email a été saisi. Les invités recevront un email dans lequel ils pourront répondre directement s'ils seront présents ou non.
Il est possible de renseigner le prénom, le nom de famille, l'âge de l'invité et s'il est en couple et avec qui. Toutes ces informations sont utilisées par l'algorithme Nono qui se chargera de placer vos invités pour vous. Plus il y aura d'informations, meilleur sera le plan de table.
Liste de tâches / Checklist
Via le bouton Ajouter, vous pourrez ajouter une tâche en définissant : - son nom
- sa catégorie
- sa date limite d'éxécution
- son prix

Identifier la catégorie pour une tâche permet de regrouper les tâches par catégorie.

La date limite avant laquelle la tâche doit être réalisée est importante, aussi les tâches qui arrivent à échéance apparaissent en haut de liste de chaque catégorie.

Le prix estimé permet de suivre son budget qui apparaît à la fin de la liste de tâches.
Pour vous simplifier la vie, nous avons mis un place un modèle de liste de tâches prédéfinies. En précisant la date de votre évènement, certaines tâches importées, apparaitront avec une date d'échéance calculée qui ne sert que de conseil.

Les tâches importées fonctionnent de la même manière que les tâches créées manuellement.
Via les boutons "en liste" et "par catégories" dans la zone affichage, vous pourrez afficher les tâches en liste, ou les regrouper par catégorie.

En liste, les tâches arrivant à échéance apparaissent en tête de liste. En catégorie, les tâches arrivant à échéance apparaissent en tête de leur catégorie.
La cagnotte
Vous organisez une soirée entre amis, nouvel an ou vous n'avez pas les moyens pour financer votre mariage ? Demandez à vos amis de participer à la cagnotte !
Il vous suffira de lister un ensemble de cadeaux. Voici un exemple :

Pour une organisation d'une soirée entre amis, il vous faudra par exemple acheter des sodas, des boissons alcoolisées, des gâteaux apéritifs, des assiettes et couverts jetables, etc. Ce sont ces "cadeaux" qu'il faut lister.

Pour l'organisation de votre mariage, vous aurez besoin d'un fleuriste, coiffeur, photographe, habits de marié(e)s, traiteur, vins, champagne etc.Ce sont ces "cadeaux" qu'il faut lister.

Mais lorsque le cadeau est trop cher, il suffit de décrire le cadeau comme étant un tantième du budget final. Par exemple, pour le traiteur vous pourrez proposer un cadeau de type : une entrée à 15 euros, un plat à 20 euros, un dessert à 10 euros.

Libre à vous d'imaginer comment vous pouvez, de façon amusante, faire participer vos invités.
Sur le même principe, le cadeau n'étant en général pas accessible financièrement pour un seul invité, il peut être drôle de découper le cadeau en plusieurs parties.
Par exemple, le voyage de noces va se transformer en :
- 100km par avion à 20 euros
- 1 nuit à l'hôtel à 100 euros
- 1 sortie plongée à 50 euros
- 1 cocktail à 15€

Un autre exemple pour un anniversaire si vous souhaitez un vélo :
- 1 guidon à 50 euros
- 1 pédale à 15 euros
- 1 selle à 25 euros

C'est plus marrant comme ça et cela permet aux invités de savoir ce qu'ils ont offert plus précisément.
Pour rentrer un peu plus dans le détail, l'ajout de cadeau est possible soit manuellement via le bouton Ajouter un article, soit à partir d'une liste de cadeau existante via le bouton Ajouter à partir d'articles existants. Une fois le cadeau ajouté vous pourrez le décrire et définir un budget.

Pensez à définir des petits cadeaux de 5 à 10 euros pour les petits budgets.